9 rủi ro khi chọn nhà cung cấp suất ăn chỉ vì giá rẻ

Mỗi công ty khi lựa chọn đơn vị cung cấp suất ăn đều dựa trên mức chi phí đã cân đối từ trước, nên việc này thường được các phòng ban chịu trách nhiệm đặc biệt quan tâm. Đây cũng là điều dễ hiểu, bởi với những doanh nghiệp phục vụ hàng trăm hoặc hàng nghìn suất ăn mỗi ngày, chỉ cần chênh lệch một khoản nhỏ trên mỗi suất cũng có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về tổng ngân sách trong tháng hoặc trong năm. Tuy nhiên, việc chi phí thấp đi đôi với chất lượng luôn là bài toán đau đầu cho các nhà quản trị, vì thế doanh nghiệp cần nắm được các rủi ro khi chọn nhà cung cấp suất ăn chỉ vì giá rẻ trước khi lựa chọn nhà thầu.

Dưới đây, STAVI xin chia sẻ tới quý doanh nghiệp “9 rủi ro khi chọn nhà cung cấp suất ăn chỉ vì giá rẻ” để mọi người có cái nhìn đầy đủ trước khi quyết định chọn nhà thầu.

Những rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp với mức giá rẻ

Mức giá hấp dẫn cho 1 suất ăn luôn được các doanh nghiệp ưu tiên, tuy nhiên câu hỏi đặt ra là nếu lựa chọn nhà cung cấp với tiêu chí đó, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với điều gì? Hãy cùng STAVI tìm hiểu những rủi ro có thể gặp phải khi chấp nhận suất ăn giá rẻ nhé!

Giá rẻ chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Giả sử một nhà máy cần phục vụ 1.000 suất ăn mỗi ngày. Nếu một nhà cung cấp đưa ra mức giá thấp hơn 2.000 đồng cho mỗi suất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 2 triệu đồng mỗi ngày. Khi nhìn vào bảng dự toán chi phí, con số này rất hấp dẫn và dễ tạo cảm giác rằng doanh nghiệp đã lựa chọn được phương án tối ưu.

Tuy nhiên, khoản tiết kiệm này sẽ nhanh chóng mất đi ý nghĩa nếu suất ăn thường xuyên bị phản ánh về chất lượng, khẩu phần ít, thực đơn kém đa dạng, hầu hết là món ăn từ thực phẩm đông lạnh hoặc chế biến sẵn, nhà cung cấp thường xuyên giao hàng chậm, hàng không đảm bảo chất lượng. Thậm chí, một số trường hợp nghiêm trọng có thể dẫn đến ngộ độc thực phẩm, khi đó doanh nghiệp không chỉ chịu thiệt hại về chi phí mà còn ảnh hưởng đến danh tiếng, đối mặt với cơ quan quản lý, phải giải quyết hậu quả sự việc và đứng ra xin lỗi phía người lao động.

Một mức giá thấp chỉ thực sự được ưu tiên lựa chọn khi nhà cung cấp vẫn bảo đảm đầy đủ các yêu cầu về chất lượng nguyên liệu, khẩu phần, an toàn vệ sinh thực phẩm, nhân sự phục vụ và khả năng xử lý sự cố. Nếu mức giá thấp được tạo ra bằng cách cắt giảm những yếu tố này, khoản tiết kiệm ban đầu có thể trở thành một chi phí lớn hơn rất nhiều trong tương lai.

Chất lượng nguyên liệu bị giảm sút ảnh hưởng đến bữa ăn

Nguyên liệu thường chiếm tỷ lệ cao nhất trong giá thành một suất ăn. Khi nhà cung cấp phải cạnh tranh bằng một mức giá tốt nhất so với nhà thầu khác, việc đầu tiên sẽ là cân đối cắt giảm phần nguyên liệu đầu vào. Nhà cung cấp có thể lựa chọn nguồn nguyên liệu có chất lượng thấp hơn, đưa rau, thịt kém tươi vào khẩu phần hoặc sử dụng nhiều nguyên liệu giá thấp để bù khối lượng.

Điều đáng lo ngại là người sử dụng ban đầu khó có thể phát hiện ra những điểm bất thường này. Mỗi món ăn sẽ vẫn được chế biến tạo hương vị hấp dẫn nhưng giá trị dinh dưỡng, độ tươi và mức độ an toàn đã giảm đáng kể. Chất lượng nguyên liệu không ổn định còn làm cho chất lượng bữa ăn thay đổi theo từng ngày, khiến người lao động nhanh chóng mất niềm tin vào bếp ăn của doanh nghiệp. Bởi nguyên liệu không tươi thì vị sẽ không hấp dẫn, nấu lên vẫn có mùi tủ bảo quản và thường bị nêm nhiều gia vị. Một số trường hợp còn phát hiện dị vật, dòi hoặc nấm mốc trong món ăn.

Do đó, khi chốt đơn vị cung cấp suất ăn, doanh nghiệp cần phải yêu cầu rõ ràng về nguồn nguyên liệu, tiêu chí lựa chọn đối tác cung ứng, khả năng truy xuất từng lô hàng và phương án thay thế khi nguồn cung chính gặp sự cố.

Dinh dưỡng và khẩu phần ăn bị cắt giảm

Một suất ăn giá rẻ vẫn đảm bảo số lượng món ăn, nhưng chưa chắc đã đủ định lượng và đảm bảo giá trị dinh dưỡng cho người dùng. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào số lượng món ăn mà chưa đánh giá kỹ định lượng món chính, tỷ lệ thực phẩm giàu đạm, lượng rau, chất lượng gạo, phương pháp chế biến và sự đa dạng của thực đơn.

Khi khẩu phần không hợp lý, người lao động có thể không đủ năng lượng để tiếp tục ca làm việc. Đặc biệt đối với những nhà máy có cường độ lao động cao, làm việc theo ca hoặc thường xuyên tăng ca, một bữa ăn thiếu dinh dưỡng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thể lực, tinh thần và hiệu quả công việc.

Thực đơn lặp lại quá nhiều cũng là một vấn đề thường gặp ở những hợp đồng bị ép giá quá thấp. Để duy trì chi phí, nhà cung cấp có thể sử dụng thường xuyên những món có giá thành thấp, ít thay đổi cách chế biến hoặc giảm tỷ lệ thực phẩm có giá trị dinh dưỡng cao. Điều này khiến người lao động nhanh chán, bỏ bữa hoặc mua thêm thức ăn bên ngoài.

Rủi ro liên quan đến an toàn thực phẩm

Mỗi bếp ăn công nghiệp cung cấp từ vài trăm đến vài ngàn suất, nên chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến số lượng lớn người sử dụng. Rủi ro có thể xuất hiện ở bất kỳ công đoạn nào, từ lúc tiếp nhận nguyên liệu cho đến khi món ăn được đưa đến người lao động.

Một đơn vị đưa ra mức giá quá thấp có thể cắt giảm chi phí ở các khâu và không đầu tư đầy đủ vào kho bảo quản, thiết bị kiểm soát nhiệt độ, dụng cụ phân khu sống và chín, hóa chất vệ sinh, trang phục bảo hộ, nhân sự kiểm soát chất lượng, hoạt động kiểm nghiệm và đào tạo định kỳ. Nếu nguyên liệu đầu vào không được đảm bảo, quá trình phân loại không sát sao và đúng các bước thì nguy cơ mất an toàn vệ sinh thực phẩm sẽ rất cao. Khi một trong các khâu bị cắt bớt để giảm giá thành, doanh nghiệp đang chấp nhận một rủi ro lớn hơn nhiều so với khoản chi phí tiết kiệm được.

Giá thấp nhưng không có hệ thống kiểm soát không phải là tiết kiệm. Đó chỉ là việc chuyển một khoản chi phí từ hiện tại sang một nguy cơ có thể phát sinh trong tương lai.

Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm quản lý

Nhiều doanh nghiệp cho rằng khi đã thuê ngoài dịch vụ suất ăn thì mọi trách nhiệm đều thuộc về nhà cung cấp. Trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm giám sát, kiểm tra và quản lý đối với bếp ăn tập thể của mình.

Khi có sự cố xảy ra, Ban giám đốc cùng các phòng ban khác và những người được giao quản lý bếp ăn vẫn phải phối hợp với cơ quan chức năng, cung cấp hồ sơ, giải trình quy trình lựa chọn nhà cung cấp và xử lý phản ánh của người lao động. Doanh nghiệp cũng có thể phải tổ chức chăm sóc người bị ảnh hưởng, xử lý truyền thông nội bộ và đánh giá tác động đến hoạt động sản xuất.

Điều này cho thấy lựa chọn nhà cung cấp suất ăn không đơn thuần là quyết định mua một dịch vụ. Đây là một quyết định quản trị rủi ro. Một đơn vị giá thấp nhưng thiếu quy trình, hồ sơ và năng lực ứng phó sẽ khiến bộ phận Hành chính và Nhân sự phải gánh thêm rất nhiều công việc trong suốt quá trình hợp tác.

Ngược lại, một nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực giám sát, cung cấp đầy đủ báo cáo, hồ sơ truy xuất, thông tin kiểm soát chất lượng và phương án xử lý khi có vấn đề phát sinh.

Thường xuyên thiếu nhân sự và ảnh hưởng đến phục vụ

Suất ăn công nghiệp đòi hỏi tính liên tục rất cao, khâu nọ nối tiếp khâu kia để đảm bảo cung cấp đúng giờ. Một nhà máy không thể trì hoãn giờ ăn chỉ vì nhà cung cấp thiếu đầu bếp, giao nguyên liệu muộn hoặc thiết bị gặp sự cố. Dù xảy ra bất kỳ vấn đề nào, bữa ăn vẫn phải được chuẩn bị đúng thời gian đã định.

Nhà cung cấp cần có đủ năng lực để đáp ứng những tình huống như tăng số lượng suất ăn đột xuất, phát sinh ca đêm, nhà máy tăng ca, thay đổi giờ ăn hoặc một số nhân viên bếp nghỉ đột xuất. Họ cũng phải có phương án dự phòng khi nguồn nguyên liệu bị gián đoạn, thiết bị gặp sự cố hoặc món ăn không đạt yêu cầu và cần được thay thế ngay.

Một đơn vị cạnh tranh bằng giá quá thấp thường xây dựng bộ máy nhân sự ở mức tối thiểu để tiết kiệm chi phí. Khi không có nhân sự dự phòng, chỉ cần một vài người nghỉ việc hoặc nghỉ ốm cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ phục vụ.

Chất lượng giảm dần sau khi ký hợp đồng cung cấp suất ăn

Một số nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá rất thấp để giành bằng được hợp đồng cung cấp suất ăn. Đơn vị đó sẵn sàng đưa ra định lượng cao hơn bên khác và hứa hẹn mang đến trải nghiệm vượt trội. Trong giai đoạn đầu, chất lượng thường được duy trì tương đối tốt để tạo thiện cảm và vượt qua quá trình đánh giá. Tuy nhiên, sau một thời gian vận hành, chất lượng bắt đầu giảm dần do giá hợp đồng không đủ bù đắp chi phí nguyên liệu, nhân sự, nhiên liệu và quản lý.

Những thay đổi này thường diễn ra từ từ. Khẩu phần món chính có thể giảm nhẹ, thực đơn xuất hiện nhiều món giá thấp hơn, chất lượng rau, thịt và cá thiếu ổn định hoặc nhân sự bếp thay đổi liên tục. Các cam kết ban đầu về vệ sinh, tác phong phục vụ và thời gian xử lý phản hồi cũng có thể không còn được duy trì.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ đánh giá nhà cung cấp thông qua một buổi nấu thử hoặc một vài tuần đầu vận hành. Điều quan trọng hơn là khả năng duy trì chất lượng trong suốt thời gian hợp đồng.

Làm giảm uy tín của doanh nghiệp đối với người lao động

Đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất, bữa ăn ca là một trong những phúc lợi mà người lao động tiếp xúc trực tiếp mỗi ngày. Nhân viên có thể không thường xuyên gặp Ban giám đốc, nhưng họ cảm nhận rất rõ chất lượng bữa ăn mà doanh nghiệp cung cấp.

Nếu bữa ăn thường xuyên bị phản ánh về khẩu phần, chất lượng hoặc vệ sinh, người lao động có thể cho rằng doanh nghiệp đang đặt mục tiêu tiết kiệm lên trên sức khỏe và quyền lợi của họ. Từ đó, tâm lý bất mãn có thể gia tăng, các phản ánh xuất hiện nhiều hơn trên nhóm nội bộ và mối quan hệ giữa người lao động với bộ phận quản lý trở nên căng thẳng.

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải cạnh tranh để tuyển dụng và giữ chân nhân sự, chất lượng bữa ăn ca còn là một phần của trải nghiệm nhân viên. Một bữa ăn được tổ chức tốt góp phần tạo cảm giác được quan tâm, trong khi một bữa ăn kém chất lượng có thể làm giảm thiện cảm của người lao động với doanh nghiệp.

Có thể phải thay đổi nhà cung cấp giữa chừng

Khi chất lượng không đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể phải chấm dứt hợp đồng và tìm nhà cung cấp mới. Quá trình này tốn nhiều thời gian, nguồn lực và chi phí hơn nhiều so với những gì doanh nghiệp dự kiến.

Phòng Mua hàng phải xây dựng lại yêu cầu, tìm kiếm và đánh giá các đơn vị mới. Phòng Hành chính và Nhân sự phải khảo sát năng lực, kiểm tra hồ sơ, tổ chức nấu thử, lấy ý kiến người lao động và theo dõi giai đoạn chuyển giao. Ban giám đốc cũng phải tham gia xem xét và phê duyệt phương án thay thế.

Trong thời gian chuyển đổi, nguy cơ gián đoạn bữa ăn hoặc suy giảm chất lượng càng cao. Nhân sự, thiết bị, quy trình và nguồn nguyên liệu đều cần được bàn giao lại. Nếu quá trình này không được chuẩn bị kỹ, người lao động sẽ là những người chịu ảnh hưởng trực tiếp. Do đó, lựa chọn đúng ngay từ đầu thường tiết kiệm hơn nhiều so với việc chọn một đơn vị có giá thấp rồi phải thay thế chỉ sau một thời gian ngắn.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp suất ăn công nghiệp phù hợp

Để tránh quyết định chỉ dựa trên giá, doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp theo nhiều nhóm tiêu chí khác nhau. Trước hết, cần xem hồ sơ pháp lý của đơn vị có đầy đủ không, quy trình đảm bảo an toàn thực phẩm như thế nào. Nhà cung cấp phải có đầy đủ hồ sơ hoạt động, hồ sơ nhân sự, quy trình kiểm thực, lưu mẫu và truy xuất nguyên liệu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực cung ứng nguyên liệu, bao gồm danh sách các nguồn cung, tiêu chí lựa chọn, tần suất đánh giá, khả năng cung cấp chứng từ và phương án dự phòng khi thị trường biến động.

Năng lực vận hành cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Nhà cung cấp phải chứng minh được công suất phục vụ, số lượng nhân sự, khả năng đáp ứng ca đêm, tăng ca, thiết bị bếp, phương tiện vận chuyển và phương án xử lý sự cố.

Chất lượng suất ăn cần được đánh giá bằng định lượng cụ thể chứ không chỉ qua cảm nhận. Doanh nghiệp cần xem xét cơ cấu thực đơn, tỷ lệ lặp món, định lượng thực phẩm, phương án thay đổi món và khả năng duy trì chất lượng lâu dài.

Khả năng quản lý và báo cáo cũng phản ánh mức độ chuyên nghiệp của nhà cung cấp. Một đơn vị tốt cần có đầu mối xử lý phản hồi, báo cáo định kỳ, KPI chất lượng, thời gian xử lý sự cố và quy trình khắc phục rõ ràng.

Giá chỉ nên được xem xét sau khi nhà cung cấp đã vượt qua các yêu cầu tối thiểu về an toàn, chất lượng và năng lực. Một đơn vị có giá thấp nhưng không đáp ứng tiêu chuẩn an toàn cần bị loại, thay vì được tiếp tục lựa chọn chỉ vì lợi thế chi phí.

STAVI lựa chọn chất lượng thay vì chạy đua về giá

Trong lĩnh vực suất ăn công nghiệp, luôn có những cuộc cạnh tranh về giá. Chúng tôi hiểu rằng chi phí là yếu tố quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên, STAVI không lựa chọn con đường giảm giá bằng mọi cách để giành được hợp đồng. STAVI nhận thức rõ rằng một mức giá quá thấp thường đi kèm với những sự đánh đổi về chất lượng nguyên liệu, quy trình vận hành hoặc nguồn lực phục vụ, và đó không phải là giá trị bền vững mà khách hàng mong muốn.

Điều STAVI theo đuổi là mang đến những suất ăn được chuẩn bị bằng sự chỉn chu trong từng công đoạn, từ lựa chọn nguồn nguyên liệu, xây dựng thực đơn, kiểm soát chất lượng đến quy trình chế biến và phục vụ. Mỗi suất ăn vừa phải đảm bảo ngon miệng, đầy đủ dinh dưỡng, vừa đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn thực phẩm, được duy trì ổn định mỗi ngày và phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.

STAVI tin rằng đối với mỗi doanh nghiệp, giá trị của một nhà cung cấp không nằm ở việc tiết kiệm thêm vài nghìn đồng trên mỗi suất ăn, mà nằm ở sự an tâm trong suốt quá trình hợp tác. Đó là sự yên tâm về chất lượng bữa ăn, về sức khỏe của người lao động, về tính ổn định trong vận hành và về một đối tác luôn sẵn sàng đồng hành để giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

Bởi vậy, STAVI không đặt mục tiêu trở thành đơn vị có báo giá thấp nhất trên thị trường. Mục tiêu của chúng tôi là trở thành đối tác đáng tin cậy, mang đến những bữa ăn chất lượng, an toàn và ổn định, góp phần nâng cao trải nghiệm của người lao động, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững trong nhiều năm. Khi doanh nghiệp lựa chọn chất lượng ngay từ đầu, đó không phải là một khoản chi phí cao hơn, mà là một khoản đầu tư xứng đáng cho con người và sự phát triển lâu dài.

STAVI sẵn sàng khảo sát nhu cầu, tư vấn mô hình phục vụ, xây dựng thực đơn theo ngân sách và cung cấp hồ sơ năng lực để doanh nghiệp đánh giá minh bạch trước khi đưa ra quyết định hợp tác.