Khám phá quy trình đánh giá nhà cung cấp mới tại STAVI

Trong ngành suất ăn công nghiệp, việc đảm bảo nguồn nguyên liệu tươi ngon, an toàn và đạt chuẩn về vệ sinh thực phẩm là điều tiên quyết để mang đến mỗi bữa ăn chất lượng cho khách hàng. Tại STAVI, quy trình đánh giá nhà cung cấp mới được xem là bước khởi đầu quan trọng trong chuỗi cung ứng bữa ăn công nghiệp được triển khai bài bản định kỳ hàng tháng, nhằm đảm bảo chất lượng đồng đều và tối ưu chi phí. 

Quy trình đánh giá nhà cung cấp mới tại STAVI được triển khai bài bản định kỳ hàng tháng

Bài viết xem thêm:

• Tìm hiểu các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm trong trường học
• Stavi - 10 năm tận tâm mang đến những suất ăn công nghiệp chất lượng
• Tìm hiểu vai trò của việc xây dựng thực đơn khoa học cho công nhân nhà máy
• Một số biện pháp để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong suất ăn công nghiệp

I. Tại sao cần đánh giá nhà cung cấp mới thường xuyên?

Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi một bếp ăn công nghiệp. Tại STAVI, quá trình này không chỉ giúp sàng lọc những đối tác uy tín, mà còn mang lại nhiều giá trị chiến lược:

1. Đảm bảo chất lượng nguyên liệu và an toàn thực phẩm

Nguồn nguyên liệu đầu vào là yếu tố quyết định đến chất lượng mỗi bữa ăn. Việc đánh giá kỹ lưỡng giúp STAVI chọn được nhà cung cấp có đủ năng lực cung cấp nguyên liệu tươi ngon, nguồn gốc rõ ràng và tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh thực phẩm (ATVSTP). Điều này giúp STAVI duy trì uy tín và đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao từ khách hàng.

2. Tối ưu chi phí, tăng tính cạnh tranh

Thông qua quá trình đánh giá và so sánh giữa các nhà cung cấp, STAVI có thể lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất không chỉ ở mức giá, mà còn ở sự ổn định, thời gian giao hàng và chất lượng dịch vụ. Việc tối ưu chi phí đầu vào giúp STAVI giữ được giá thành cạnh tranh mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng suất ăn.

3. Đa dạng hóa nguồn cung, hạn chế rủi ro

Không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất là cách để STAVI giảm thiểu rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng – một bài học quan trọng rút ra từ thực tiễn ngành hậu COVID-19. Việc duy trì một hệ thống nhà cung cấp đa dạng, đã qua kiểm định, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong mọi tình huống, từ biến động thị trường đến sự cố vận hành.

4. Xây dựng quan hệ hợp tác bền vững

Quá trình đánh giá chi tiết, bài bản giúp STAVI thiết lập nền tảng vững chắc để hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp. Khi hai bên hiểu rõ tiêu chuẩn, yêu cầu và cam kết với nhau ngay từ đầu, mối quan hệ sẽ được xây dựng trên cơ sở minh bạch, tin cậy và hướng tới sự phát triển bền vững.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp tại STAVI được thiết kế khoa học, bài bản

II. Quy Trình Đánh Giá Nhà Cung Cấp Tại STAVI

Quy trình đánh giá nhà cung cấp tại STAVI được thiết kế khoa học, bài bản và có tính ứng dụng cao, gồm 7 bước chi tiết:

1. Bước 1: Xác định nhu cầu và tiêu chí đánh giá

Trước khi tiến hành lựa chọn nhà cung cấp, STAVI thực hiện bước đầu tiên là xác định rõ nhu cầu nhập mua nguyên liệu. Cụ thể, STAVI xác định chi tiết như sau:

• Loại nguyên liệu cần mua: Xác định rõ tên gọi, chủng loại, quy cách sản phẩm (kích thước, hình thức, trạng thái nguyên liệu như tươi/sấy/đông lạnh, v.v.).
• Khối lượng và tần suất cung ứng: Lên kế hoạch về số lượng cần nhập theo từng đợt và mức độ thường xuyên (theo tuần, tháng, quý).
• Yêu cầu đặc biệt nếu có: Ví dụ như nguyên liệu hữu cơ, không sử dụng thuốc bảo vệ thực vật, không biến đổi gen, phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu,..

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, STAVI tiến hành:

• Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng: Dựa trên kinh nghiệm, mối quan hệ sẵn có, thông tin thị trường và các kênh tìm kiếm uy tín, phòng mua hàng của STAVI sẽ tổng hợp một danh sách các nhà cung cấp phù hợp với loại nguyên liệu đang tìm kiếm.
• Xây dựng bảng tiêu chí đánh giá cụ thể: Để đảm bảo tính minh bạch và khách quan trong quá trình lựa chọn, STAVI thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Một số tiêu chí chính bao gồm: Chất lượng sản phẩm, chứng nhận an toàn thực phẩm, năng lực cung ứng và thời gian giao hàng, giá cả và điều kiện thanh toán, mức độ ổn định và uy tín...

Bước chuẩn bị kỹ lưỡng này là tiền đề quan trọng giúp STAVI đưa ra các quyết định mua hàng hiệu quả và chọn được đối tác cung ứng bền vững lâu dài.

2. Bước 2: Tìm kiếm & khảo sát thực tế nhà cung cấp

Sau khi đã lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, STAVI tiến hành bước tiếp theo là tổ chức khảo sát thực tế nhằm đánh giá năng lực hoạt động và mức độ phù hợp của từng đơn vị.

2.1.Tổ chức khảo sát trực tiếp tại cơ sở nhà cung cấp:

Đội ngũ chuyên trách của STAVI, bao gồm đại diện từ bộ phận thu mua, kiểm soát chất lượng (QA/QC), và nếu cần thiết cả bộ phận kỹ thuật sẽ đến làm việc trực tiếp tại địa điểm sản xuất hoặc kho hàng của nhà cung cấp. Mục tiêu của buổi khảo sát là kiểm tra tổng thể các điều kiện thực tế, cụ thể:

• Cơ sở hạ tầng: Đánh giá quy mô và tình trạng kho bãi, nhà xưởng, khu vực sản xuất, khu vực lưu trữ nguyên liệu và thành phẩm.
• Vệ sinh – an toàn thực phẩm: Quan sát mức độ vệ sinh của nhà xưởng, dụng cụ sản xuất, khu vực đóng gói và hệ thống kiểm soát côn trùng, vi sinh vật,...
• Quy trình sản xuất – chế biến – bảo quản: Tìm hiểu toàn bộ chu trình hoạt động từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến chế biến, đóng gói và bảo quản sản phẩm. Đồng thời kiểm tra hồ sơ quản lý chất lượng nếu có.
• Nhân sự và tổ chức vận hành: Đánh giá số lượng, tay nghề, và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự đang trực tiếp tham gia sản xuất. Ghi nhận quy trình đào tạo, tuân thủ nội quy lao động và an toàn.

2.1. Đánh giá khách quan và đối chiếu với tiêu chuẩn của STAVI:

Việc khảo sát thực tế giúp STAVI không chỉ kiểm tra thông tin mà nhà cung cấp cung cấp trên giấy tờ, mà còn có được cái nhìn toàn diện và trung thực nhất về năng lực vận hành thực tế của họ.

Dựa trên những quan sát và dữ liệu thu thập được, đội ngũ đánh giá sẽ chấm điểm từng tiêu chí đã thiết lập ở bước 1, từ đó xác định mức độ phù hợp và khả năng hợp tác lâu dài của từng nhà cung cấp.

Đánh giá NCC khách quan và đối chiếu với tiêu chuẩn của STAVI

3. Bước 3: Thử nghiệm nguyên liệu đầu vào

Sau khi khảo sát thực tế và đánh giá sơ bộ nhà cung cấp, STAVI tiếp tục thực hiện bước quan trọng tiếp theo là thử nghiệm nguyên liệu đầu vào nhằm kiểm chứng chất lượng thực tế của sản phẩm trước khi tiến hành hợp tác lâu dài.

3.1. Yêu cầu lấy mẫu nguyên liệu:

STAVI sẽ liên hệ và yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng gửi mẫu nguyên liệu đại diện cho lô hàng tiêu chuẩn của họ. Việc lấy mẫu được thực hiện theo đúng quy trình đảm bảo tính khách quan, với mẫu nguyên liệu được niêm phong và ghi nhận đầy đủ thông tin về nguồn gốc, thời gian lấy mẫu, phương pháp bảo quản...

3.2.Tiến hành kiểm tra nội bộ tại STAVI:

Các mẫu nguyên liệu được chuyển về để kiểm tra tại bộ phận chuyên môn của STAVI. Tại đây, đội ngũ kiểm soát chất lượng (QA/QC) sẽ tiến hành đánh giá theo bộ tiêu chuẩn chất lượng nội bộ đã được thiết lập.

Các nội dung đánh giá cụ thể bao gồm: Kiểm tra màu sắc, mùi, vị, kết cấu; Độ tươi và mức độ nguyên vẹn; Mức độ sạch và tạp chất; Đánh giá an toàn thực phẩm liên quan đến tạp chất, vi sinh vật...

Dựa trên kết quả kiểm nghiệm, STAVI sẽ đánh giá mức độ phù hợp của nguyên liệu so với các tiêu chí đã đặt ra. Chỉ những nhà cung cấp có mẫu nguyên liệu đạt yêu cầu về chất lượng và an toàn mới được đưa vào vòng đánh giá tiếp theo hoặc tiến hành đàm phán hợp đồng.

4. Bước 4: So sánh giá cả và hiệu quả chi phí

Sau khi hoàn tất việc đánh giá chất lượng mẫu nguyên liệu đầu vào, STAVI bước vào giai đoạn phân tích và so sánh chi phí nhằm lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất về mặt kinh tế và hiệu quả lâu dài.

• Tổng hợp và đối chiếu bảng báo giá: STAVI tiến hành thu thập báo giá chính thức từ các nhà cung cấp tiềm năng, đồng thời so sánh với đơn giá hiện đang áp dụng từ các đối tác đang hợp tác. Mọi mức giá đều được phân tích trong bối cảnh cụ thể như: Số lượng đặt hàng, tần suất cung cấp, các điều kiện kèm theo (chi phí vận chuyển, bảo quản, chiết khấu, điều kiện thanh toán...).
• Phân tích hiệu quả chi phí toàn diện: Việc so sánh không chỉ dừng lại ở mức giá đơn vị (giá/kg, giá/tấn...), mà STAVI còn tiến hành đánh giá trên cơ sở hiệu quả tổng thể, bao gồm: Giá trị sử dụng thực tế, đánh giá các rủi ro phát sinh (trễ giao hàng, hàng lỗi...), hiệu suất sử dụng và độ ổn định.
• Ra quyết định dựa trên nguyên tắc “giá trị – chất lượng – ổn định”: Cuối cùng, STAVI lựa chọn đối tác dựa trên sự cân đối giữa giá cả hợp lý, chất lượng nguyên liệu đạt yêu cầu và năng lực cung ứng ổn định. Việc đánh giá này nhằm đảm bảo tối ưu hiệu quả đầu tư, đồng thời duy trì chất lượng sản phẩm đầu ra ổn định cho toàn bộ chuỗi sản xuất – kinh doanh.

STAVI kiểm chứng chất lượng thực tế của sản phẩm trước khi tiến hành hợp tác lâu dài

5. Bước 5: Đánh giá tổng thể và lựa chọn

Sau khi hoàn tất quá trình khảo sát, thu thập dữ liệu và tiến hành thử nghiệm thực tế với các nhà cung cấp tiềm năng, chúng tôi thực hiện bước đánh giá tổng thể nhằm xác định những đối tác phù hợp nhất để tiếp tục hợp tác trong giai đoạn tiếp theo. Việc đánh giá được tiến hành theo một hệ thống tiêu chí rõ ràng, cụ thể và có trọng số phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

5.1. Chất lượng nguyên liệu

Chúng tôi xem xét mức độ đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp đề ra, bao gồm:

• Độ đồng đều và ổn định của nguyên liệu qua các đợt thử nghiệm
• Sự tuân thủ các tiêu chuẩn ngành (ISO, HACCP...)
• Tỷ lệ sai lỗi, hư hỏng, không đạt chất lượng trong quá trình thử nghiệm

5.2. Giá cả hợp lý

Giá thành được phân tích không chỉ dựa trên mức giá chào bán, mà còn tính đến:

• Mức độ cạnh tranh so với mặt bằng thị trường
• Tính ổn định và minh bạch trong chính sách giá
• Các điều khoản thanh toán đi kèm (chiết khấu, ưu đãi số lượng, v.v.)

5.3. Thời gian giao hàng

Tiêu chí này đánh giá khả năng đáp ứng đúng tiến độ và độ tin cậy trong vận chuyển, bao gồm:

• Tốc độ giao hàng trong các đợt thử nghiệm
• Mức độ linh hoạt khi có thay đổi về lịch trình hoặc khối lượng
• Khả năng đáp ứng đơn hàng gấp trong trường hợp khẩn cấp

5.4. Thái độ hợp tác và hỗ trợ từ nhà cung cấp

Chúng tôi đánh giá tinh thần làm việc và khả năng phối hợp của nhà cung cấp thông qua:

• Mức độ chủ động trong việc trao đổi, cung cấp thông tin
• Thái độ hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố hoặc khiếu nại
• Sự cởi mở trong thương thảo và giải quyết vấn đề phát sinh

5.5. Kết quả tổng hợp và lựa chọn

Tất cả các tiêu chí trên sẽ được chấm điểm theo thang điểm nội bộ đã được thống nhất từ trước. Những nhà cung cấp đạt tổng điểm cao và thể hiện sự phù hợp toàn diện với định hướng phát triển của doanh nghiệp sẽ được chọn để bước sang giai đoạn thử nghiệm cung ứng thực tế, bao gồm các đơn hàng nhỏ nhằm kiểm tra năng lực triển khai trong điều kiện hoạt động thường nhật.

Têu chí trên sẽ được chấm điểm theo thang điểm nội bộ đã được STAVI soạn sẵn

6. Bước 6: Thử nghiệm cung ứng thực tế

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp có tiềm năng, chúng tôi tiến hành giai đoạn thử nghiệm cung ứng thực tế. Đây là bước quan trọng nhằm xác minh lại toàn bộ các cam kết của nhà cung cấp trong điều kiện vận hành thực tế, đồng thời đánh giá khả năng duy trì chất lượng dịch vụ trong quá trình hợp tác lâu dài. Cụ thể, quá trình này bao gồm:

6.1. Đặt đơn hàng thử nghiệm

• Mỗi nhà cung cấp được lựa chọn sẽ được đặt đơn hàng thử nghiệm trong thời gian từ 1 đến 2 tuần.
• Số lượng đặt hàng ở mức vừa đủ để theo dõi xem năng lực của nhà cung cấp mới đến đâu, từ đó có hướng đặt hàng tiếp theo.
• Các điều kiện giao hàng, thanh toán và bảo quản sẽ tuân theo tiêu chuẩn áp dụng cho nhà cung cấp chính thức, nhằm đánh giá công bằng và sát với thực tiễn.

6.2. Theo dõi và đánh giá từ các phòng ban

Trong suốt thời gian thử nghiệm, các bộ phận liên quan sẽ trực tiếp tham gia vào việc giám sát và đánh giá từng khía cạnh của quá trình cung ứng như sau:

• Đội ngũ bếp: Theo dõi mức độ phù hợp của nguyên liệu trong quá trình chế biến (mùi vị, độ tươi, khả năng bảo quản, hao hụt...), cũng như phản hồi trực tiếp về chất lượng tổng thể sản phẩm đầu ra.
• Phòng mua hàng: Ghi nhận độ chính xác trong việc thực hiện đơn hàng (đủ số lượng, đúng chủng loại, đúng thời điểm), xử lý các phát sinh trong giao nhận, và đánh giá mức độ hợp tác của nhà cung cấp khi có thay đổi.
• Bộ phận QA/QC (Đảm bảo và Kiểm soát chất lượng): Thực hiện kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng trước – trong – sau khi giao hàng: Nhiệt độ bảo quản, độ tươi, ngoại quan sản phẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng, độ ổn định giữa các lô hàng...

6.3. Tổng hợp và phản hồi

• Cuối mỗi tuần thử nghiệm, các bộ phận liên quan sẽ họp nội bộ để tổng hợp dữ liệu, ghi nhận các vấn đề, đánh giá mức độ hài lòng, và xác định điểm mạnh/yếu của từng nhà cung cấp.
• Nhà cung cấp sẽ nhận được phản hồi cụ thể từ doanh nghiệp để biết được họ đang đáp ứng tốt ở đâu và cần cải thiện điều gì.
• Những nhà cung cấp duy trì hiệu suất ổn định, đáp ứng yêu cầu chất lượng và hợp tác hiệu quả sẽ được cân nhắc chuyển sang giai đoạn ký kết hợp đồng và đưa vào danh sách đối tác chính thức.

STAVI lựa chọn các nhà cung cấp đảm bảo chất lượng vệ sinh thực phẩm

Bước 7: Đánh giá sau thử nghiệm & quyết định hợp tác

Sau thời gian thử nghiệm, STAVI sẽ tổ chức buổi họp giữa các bộ phận liên quan Bếp – Mua hàng – QA/QC để đánh giá hiệu quả thử nghiệm.

Dựa trên thông tin từ các bộ phận, nhóm đánh giá sẽ tổng hợp và phân tích toàn diện:

• Nhà cung cấp có đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đã đặt ra hay không?
• Nguyên liệu có ổn định chất lượng qua nhiều lần giao hàng không?
• Phản hồi từ bộ phận sử dụng có tích cực và nhất quán không?
• Có bất kỳ rủi ro hay vấn đề nào phát sinh trong quá trình thử nghiệm?

Nếu nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ tiêu chí và nhận phản hồi tích cực, họ sẽ được duyệt đưa vào danh sách nhà cung cấp chính thức của STAVI. Việc này cho phép các đơn vị nội bộ có thể triển khai đặt hàng định kỳ và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, đồng thời tạo nền tảng để hai bên phối hợp phát triển sản phẩm và quy trình tốt hơn trong tương lai. Tất cả thông tin liên quan đến quá trình thử nghiệm và kết quả đánh giá sẽ được lưu trữ đầy đủ nhằm phục vụ cho việc theo dõi hiệu suất nhà cung cấp định kỳ và làm cơ sở đối chiếu khi có sự cố hoặc cần đánh giá lại trong tương lai.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp là nền tảng cho chất lượng bữa ăn tại STAVI. Chúng tôi không chỉ đảm bảo sự an toàn và đầy đủ dinh dưỡng cho mỗi khâu chế biến, mà còn cam kết minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

STAVI – nơi khách hàng luôn yên tâm với mỗi bữa ăn an toàn, chất lượng và tràn đầy giá trị dinh dưỡng. Suất ăn công nghiệp STAVI hiểu rằng mỗi bữa ăn bạn dùng là niềm tin bạn gửi gắm, vì vậy chúng tôi luôn đặt chất lượng và sự minh bạch lên hàng đầu. Việc đánh giá nhà cung cấp không phải là thủ tục – mà là lời hứa về trách nhiệm và tiêu chuẩn mà chúng tôi cam kết gìn giữ mỗi ngày.

Suất ăn công nghiệp STAVI chuyên cung cấp suất ăn cho các NHÀ MÁY - VĂN PHÒNG - TRƯỜNG HỌC trên toàn miền Bắc, tự hào dã có hơn 10 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực. Hiện tại STAVI đang cung cấp cho nhiều đối tác đến từ các nước như Nhật, Mỹ, Hàn, Trung, Đài Loan... Nếu anh chị đang có nhu cầu về suất ăn công nghiệp cho đơn vị của mình hãy lên hệ ngay số hotline 0917325858 để được tư vấn cụ thể về dịch vụ!