Ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý suất ăn công nghiệp

Trong nhiều năm qua, ngành suất ăn công nghiệp phần lớn vẫn duy trì phương thức quản lý mang tính thủ công hoặc bán tự động. Nhưng thời gian gần đây, ngành đang dần thay đổi mạnh mẽ nhờ sự xuất hiện của công nghệ 4.0. Những công nghệ hiện đại như tự động hóa, đặt hàng qua app, AI, Big Data và IoT đang được đưa vào từng mắt xích trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là cái nhìn khái quát khi các doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý suất ăn công nghiệp.

Xem thêm bài viết:

• Các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh trong dịch vụ suất ăn công nghiệp
• Quy trình đánh giá nhà cung cấp mới tại STAVI – nền tảng cho mỗi bữa ăn chất lượng
• Tổng hợp các hướng dẫn tạo ảnh trending hot nhất hiện nay trên Chatgpt – cực kỳ chi tiết

Những bất cập trong quản lý suất ăn theo cách truyền thống

Mặc dù cách làm truyền thống như ghi chép bằng tay, tính toán và xây dựng đơn hàng bằng excel, báo cáo qua zalo hoặc dùng google doc... có thể hoạt động ổn định ở quy mô nhỏ, nhưng khi số lượng suất ăn tăng lên hàng ngàn mỗi ngày, những hạn chế bắt đầu bộc lộ rõ rệt.

Phụ thuộc vào con người dẫn tới nhiều rủi ro

Phần lớn các công đoạn của đơn vị suất ăn công nghiệp như ghi nhận số lượng suất ăn, lập thực đơn, đặt hàng nguyên vật liệu, bán hàng cho khách hoặc theo dõi tồn kho vẫn do con người thực hiện bằng tay. Điều này dẫn đến một số vấn đề gây thất thoát hàng hóa và suất ăn như:

• Dễ xảy ra sai sót trong định lượng, đặt hàng nguyên liệu.
• Theo dõi lịch sử tiêu thụ suất ăn theo từng khách hàng, từng ca làm khó khăn.
• Khó kiểm soát chất lượng và an toàn thực phẩm, phụ thuộc vào cảm quan, không có hệ thống cảnh báo sớm.
• Thiếu tính minh bạch, khó kiểm tra lại khi có sự cố hoặc cần truy xuất nguồn gốc.
• Khi một hệ thống phụ thuộc quá nhiều vào con người, chỉ cần một mắt xích bị gián đoạn thì tất cả các khâu trong quy trình sẽ bị ảnh hưởng.

Tốn kém nhân lực và kinh phí vận hành

Khi vận hành theo kiểu truyền thống, rất nhiều quy trình đòi hỏi phải có nguồn nhân sự làm việc trực tiếp: Từ khâu nhập hàng, lên thực đơn, xuất kho, kiểm kê, bán vé cơm... Như vậy, sẽ làm tốn thêm chi phí cho nhiều công việc đáng nhẽ ra bây giờ công nghệ có thể xử lý được. Bên cạnh đó, còn dễ xảy ra tình trạng thừa người nhưng thiếu hiệu quả, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Nếu áp dụng hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ sẽ tự động khóa được nhiều công việc thủ công, giảm gánh nặng cho nhân sự. Đồng thời, đồng bộ hóa dữ liệu cho các phòng ban, tất cả đều có thể nắm được thông tin xuyên suốt.

Tiết kiệm chi phí nhân sự ở đây không đồng nghĩa với cắt giảm con người, mà là tái phân bổ nguồn lực để con người tập trung vào những công đoạn cần tính sáng tạo, tăng cường giám sát để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Ứng dụng 4.0 để vận hành bếp công nghiệp tốt hơn

Thiếu cơ sở để dự báo và phân tích dữ liệu

Hầu hết các đơn vị vẫn còn quản lý bằng các bảng tính rời rạc, thiếu liên kết và không khai thác được giá trị từ dữ liệu. Mỗi khi có sự cố bất ngờ xảy ra sẽ rất mất thời gian để tìm nguyên nhân, phải đi rà soát lại từng file lưu trữ. Đồng thời, các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều mục, khiến việc cải tiến dịch vụ trở nên chậm chạp và cảm tính.

Khi không có dữ liệu để phân tích hành vi tiêu dùng, doanh nghiệp dễ bị lạc hậu trước nhu cầu thay đổi liên tục của người lao động.

Chưa đồng bộ ảnh hưởng việc mở rộng quy mô

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp truyền thống thường hoạt động độc lập, ít có sự liên kết chặt chẽ với nhau nên khi cần rà soát hoặc xử lý sự cố sẽ xảy ra nhiều bất cập... Việc này khiến thông tin bị đứt đoạn, quá trình xử lý sự cố và báo cáo chậm chạp. Khi muốn mở rộng quy mô khi doanh nghiệp muốn phục vụ thêm nhiều khách hàng hoặc địa điểm khác nhau cũng trở nên khó khăn hơn. Mỗi lần triển khai cho khách hàng mới sẽ phải “làm lại từ đầu”, tốn thời gian và thiếu linh hoạt.

Những điều trên không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn tiềm ẩn nguy cơ mất uy tín, mất khách hàng, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý suất ăn công nghiệp cần làm đồng bộ

Công nghệ 4.0 “thay da đổi thịt” cho ngành suất ăn công nghiệp

Cách mạng công nghiệp 4.0 đang lan tỏa mạnh mẽ đến mọi ngóc ngách của nền kinh tế, và ngành suất ăn công nghiệp không nằm ngoài làn sóng đó. Với bản chất là ngành dịch vụ sản xuất mang tính đặc thù thì việc ứng dụng công nghệ 4.0 không chỉ là xu hướng, mà là yếu tố sống còn để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Sự phát triển của các công nghệ lõi trong công nghiệp 4.0 như IoT, AI, Big Data, Blockchain, phần mềm quản trị thông minh, robot và máy móc hỗ trợ công việc… đang mở ra một chương mới trong quản lý suất ăn công nghiệp.

IoT giúp sát từ xa, cảnh báo kịp thời

Công nghệ Internet of Things (IoT) đang mở ra một tương lai mới cho ngành suất ăn công nghiệp. Việc tích hợp IoT vào phần mềm quản lý suất ăn giúp giám sát mang đến nhiều lợi ích bất ngờ. Các cảm biến được lắp đặt tại kho lạnh, kho nguyên liệu, khu sơ chế chế biến giúp giám sát, điều khiển và kiểm soát các hoạt động từ xa. Người quản lý có thể theo dõi và ghi nhận nhiệt độ, độ ẩm, thời gian lưu trữ và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thực phẩm ngay cả khi không có mặt của nhân viên. Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp dễ dàng phát hiện và xử lý sự cố (ví dụ: kho lạnh mất điện, nhiệt độ chưa đạt).

Việc ứng dụng IoT còn có thể giúp doanh nghiệp truy xuất được nguồn gốc, xuất xứ thực phẩm vì mỗi sản phẩm hiện nay sẽ được gắn mã QR hoặc thẻ RFID. Nhờ đó, có thể quét mã QR sản phẩm để tìm kiếm thông tin, hạn sử dụng, những lưu ý.

Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp

Hiện nay có rất nhiều các phần mềm về suất ăn công nghiệp có thể kể đến như TAS-ERP, DigiStone, Vietnamsmart, ICMS, VNTS.VN... Mỗi phần mềm sẽ có những thế mạnh riêng và hầu hết đều sẽ giúp doanh nghiệp ở một số vấn đề như:

• Giúp tự động quản lý và ghi nhận đơn đặt suất ăn theo ngày, theo ca làm từ dữ liệu nhân sự.
• Quản lý thực đơn, định lượng nguyên liệu theo từng món ăn một cách chính xác.
• Tích hợp các bộ phận từ kế toán, kho, mua hàng, báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát, đưa ra được nhiều quyết định nhanh chóng.
• Dựa vào cơ sở dữ liệu có thể truy vấn và thống kê suất ăn theo thời gian cụ thể mà không cần mất thời gian dò tìm.
• Giúp quản lý nhân sự của doanh nghiệp, giờ đi, giờ đến giảm tải công việc cho phía bộ phận nhân sự.
• Quản lý các đơn hàng nhập và xuất kho, bộ phận mua hàng sẽ tự động theo dõi được tồn kho để sớm đặt đơn hàng, không cần kiểm đếm thủ công từ bếp.

Đặc biệt, một số phần mềm có thể kết nối với ứng dụng đặt món trên điện thoại, cho phép người dùng lựa chọn thực đơn, phản hồi chất lượng bữa ăn  tạo nên trải nghiệm cá nhân hóa ngay trong môi trường công nghiệp. Hiện nay, ở một số bếp ăn văn phòng của STAVI cũng đang áp dụng phần mềm này, cho phép người mua có thể đặt phiếu ăn từ sớm, khách hàng sẽ an tâm chờ đến giờ ăn mà không sợ bị hết đồ hay mất thời gian xếp hàng.

Áp dụng phần mềm và công nghệ vào quản lý suất ăn

Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big Data)

Mỗi ngày trôi qua trí tuệ AI đều có những bước tiến mới không thể ngờ được, vì thế các phần mềm quản lý suất ăn của đơn vị cũng đã tích hợp AI để có thể quản lý tốt hơn. Đồng thời, với người đứng đầu doanh nghiệp việc hiểu, vận dụng tốt trí tuệ nhân tạo AI và Dữ liệu lớn (Big Data) vào ngành suất ăn này sẽ giúp rất nhiều lợi ích như:

• Thu thập thông tin người dùng và phân tích xu hướng, sở thích ăn uống theo mùa, ngày trong tuần một cách nhanh chóng chính xác.
• Dự báo số lượng suất ăn chính xác hơn, giảm tồn kho, giảm lãng phí.
• Gợi ý cải tiến thực đơn để vừa đảm bảo dinh dưỡng, vừa hấp dẫn khẩu vị tránh lặp đi lặp lại các món ăn gây nhàm chán.

Sự kết hợp giữa AI và Big Data không chỉ giúp ngành suất ăn công nghiệp vận hành tối ưu hơn, mà còn nâng cao chất lượng phục vụ, cá nhân hóa trải nghiệm và ra quyết định thông minh hơn. Trong một ngành có biên lợi nhuận mỏng và yêu cầu chuẩn hóa cao như suất ăn công nghiệp, doanh nghiệp nào nắm bắt được sức mạnh của dữ liệu sẽ là người dẫn đầu cuộc chơi.

Blockchain – Minh bạch hóa chuỗi cung ứng thực phẩm

Blockchain là một công nghệ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dạng chuỗi khối, nơi mọi thông tin được ghi lại theo từng bước, không thể thay đổi cũng không thể xóa bỏ, và mọi bên liên quan có thể truy cập và kiểm chứng. Khi được áp dụng vào chuỗi cung ứng thực phẩm, công nghệ này mang lại sự minh bạch, tin cậy và an toàn ở mức cao.

• Mỗi khâu trong chuỗi cung ứng  từ nuôi trồng, thu hoạch, chế biến, vận chuyển, bảo quản đều được ghi nhận lên blockchain, người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc thực phẩm
• Đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận thực phẩm như tráo đổi nguyên liệu, ghi sai hạn sử dụng, hoặc nhập hàng không rõ nguồn gốc – vốn là vấn nạn trong ngành thực phẩm.
• Tăng niềm tin cho khách hàng và các doanh nghiệp đối tác nhờ tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn.

Blockchain không phải là điều gì xa lạ mà đã và đang trở thành công cụ thực tiễn giúp ngành suất ăn công nghiệp xây dựng niềm tin bền vững, chống gian lận và đảm bảo an toàn thực phẩm tuyệt đối.

Doanh nghiệp nào biết tận dụng công nghệ này từ sớm sẽ nắm lợi thế lớn về uy tín, quản lý rủi ro và tuân thủ pháp lý – những yếu tố ngày càng trở thành “giấy thông hành” trong ngành F&B hiện đại.

Robot và tự động hóa giúp giải phóng sức lao động

Trong các bếp ăn phục vụ hàng ngàn suất mỗi ngày, áp lực về tốc độ, an toàn, chất lượng đồng đều và hiệu suất vận hành là rất lớn. Những năm gần đây, việc ứng dụng robot và thiết bị tự động hóa trong khu vực bếp đang trở thành một xu hướng tất yếu, giúp giảm phụ thuộc vào lao động thủ công, tăng tính nhất quán và tiết kiệm chi phí dài hạn.

Các dây chuyền tự động trong khâu rửa rau, sơ chế, chia khẩu phần, đóng khay giúp tiết kiệm nhân công, tăng tốc độ chế biến và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Dưới đây là một số ứng dụng nổi bật đã và đang được triển khai thực tế:

• Máy rửa chén bát công nghiệp tự động
• Robot nấu ăn: rang cơm, xào rau, chiên trứng...
• Máy chia suất định lượng thức ăn chính xác
• Hệ thống băng chuyền thông minh trong bếp và khâu giao nhận

Robot và thiết bị tự động hóa không còn là công nghệ “xa vời” trong ngành suất ăn công nghiệp. Chúng đang trở thành trợ thủ đắc lực trong việc giải phóng sức lao động, chuẩn hóa chất lượng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho các doanh nghiệp tiên phong trong chuyển đổi số.

Sử dụng máy rửa bát vào bếp ăn để nâng cao hiệu quả hoạt động

Lợi ích vượt trội từ chuyển đổi số ngành suất ăn công nghiệp

Việc ứng dụng công nghệ 4.0 mang lại nhiều giá trị cụ thể trong ngành suất ăn công nghiệp có thể kể đến như:

• Tăng hiệu suất vận hành, giảm thời gian xử lý, giao nhận.
• Giảm chi phí lãng phí nguyên liệu nhờ dự báo chính xác.
• Cải thiện an toàn thực phẩm, tăng khả năng kiểm soát và truy xuất.
• Tối ưu hóa quản lý nhân sự, ca làm, suất ăn theo đối tượng.
• Tăng tính minh bạch, chuyên nghiệp, từ đó củng cố niềm tin của khách hàng và người lao động.

Thách thức trong hành trình số hóa và cách tháo gỡ

Chuyển đổi số trong ngành suất ăn công nghiệp là xu hướng tất yếu, nhưng quá trình này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp, dù nhìn thấy rõ lợi ích, vẫn gặp khó khăn trong triển khai do nhiều yếu tố về con người, công nghệ, văn hóa vận hành... Tuy tiềm năng rất lớn, nhưng chuyển đổi số trong ngành suất ăn cũng gặp không ít trở ngại:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao (thiết bị, phần mềm, đào tạo).
• Khó khăn trong thay đổi thói quen từ đội ngũ vận hành.
• Thiếu nguồn nhân lực hiểu công nghệ và vận hành hệ thống.
• Dữ liệu phân tán, thiếu liên kết giữa các bộ phận

Để vượt qua những khó khăn và rào cản này, doanh nghiệp có thể áp dụng cách tiếp cận từng bước trẻ trở thành đơn vị tiên phong:

• Triển khai thí điểm tại một bếp ăn có quy mô suất ăn lớn, một khách hàng tiềm năng để đánh giá hiệu quả.
• Bắt đầu từ những bước nhỏ, thay thế từ từ kết hợp với đào tạo nhân sự vận hành hiểu công nghệ.
• Chọn phần mềm và giải pháp công nghệ “may đo” phù hợp với quy mô.
• Đào tạo nội bộ và gắn kết nhân viên, giúp họ hiểu rằng công nghệ hỗ trợ chứ không thay thế họ.

Công nghệ 4.0 không phải “cây đũa thần” chỉ cần gõ một cái mọi thứ sẽ được sắp xếp chỉn chu mà là giải pháp giúp nâng cao chất lượng dịch vụ cho mỗi doanh nghiệp. Nếu như được ứng dụng đúng cách, nó sẽ giúp ngành suất ăn công nghiệp chuyển từ bị động sang chủ động, từ quản lý cảm tính sang quản trị thông minh đưa doanh nghiệp từng bước phát triển và hội nhập.

Trong bối cảnh khách hàng ngày càng yêu cầu cao về chất lượng, minh bạch và hiệu quả, việc đầu tư vào công nghệ là con đường tất yếu nếu doanh nghiệp muốn khẳng định vị thế và ngày càng bền vững trong ngành suất ăn công nghiệp.